Huraian Tugasan Pertama

Pengurusan Surat

     Bahagian Khidmat Pengurusan merupakan bahagian yang mengendalikan kemasukan surat-surat dari semua bahagian sama ada surat itu berdaftar ataupun tidak berdaftar.Pengendalian kemasukan surat-surat ini telah dikendalikan oleh Pembantu Tadbir Gred N 17 yang turut dibantu oleh saya.Pengurusan surat ini haruslah dikendalikan setiap hari agar surat yang keesokkan harinya tidak bercampur dengan berlainan tarikh.

     Setiap surat dihantar ke bahagian Khidmat Pengurusan hendaklah diasingkan dahulu samaada surat tersebut di alamatkan kepada Pejabat Pengarah Tanah dan Galian,Pengarah Tanah dan Galian,Dato' Syed Mokhtar mahupun dialamatkan kepada nama dan bahagian secara lansung.Bagi surat yang di alamatkan kepada bahagian dan nama pemilik,surat tersebut hendaklah diletakkan ke dalam kotak surat bahagian kerana surat terbabit akan diambil oleh staf bahagian sendiri.Bagi surat yang di alamatkan kepada Pejabat Pengarah Tanah dan Galian perlulah dibuka dan dicop terima dan cop bahagian manakala bagi surat yang dialamatkan kepada  Pengarah Tanah dan Galian hendaklah dibuka juga dan dicop terima.Kedua surat-surat tersebut perlulah diserahkan kepada Penolong Pengarah Tanah dan Galian (Khidmat Pengurusan) Gred M41 Puan Nurul Hazliana Binti Ahmad terlebih dahulu supaya diminitkan sebelum surat tersebut direkodkan dalam sistem E-OFFICE.

Surat-surat yang perlu diminitkan perlu diletakkan di dalam kotak ini sebelum menyerahkan kotak ini kepada Puan Nurul agar dapat diminitkan

     Surat yang dialamatkan kepada Dato' Pengarah yang mempunyai perkara Mesyuarat ataupun Minit Mesyuarat juga perlu dicop,diminitkan dan direkodkan ke dalam sistem E-Office sebelum dihantarkan terus kepada Setiausaha Pengarah.

     Setelah surat bahagian direkodkan ke dalam sistem E-Office,surat tersebut hendaklah dicop sebagai bukti sudah direkod ke dalam sistem.Surat tersebut hanya perlu diletakkan ke dalam kotak surat bahagian.

     Bagi surat-surat yang mempunyai no.pendaftaran,surat tersebut juga perlu dibuka,dicop dan direkodkan ke dalam E-Office dan Buku Daftar Surat.No.pendafaran pos di sampul surat perlu dilekatkan ke dalam Buku Daftar Surat dan surat tersebut perlu diserahkan terus sama ada kepada Ketua Pembantu Tadbir bahagian ataupun nama pemilik surat.Ini kerana,mereka perlu menurunkan tandatangan ke dalam Buku Daftar Surat sebagai bukti surat tersebut telah diterima oleh mereka.

Gambar 1 : Menujukkan susunan bahagian yang telah dibahagikan.Semua surat bahagian perlu dimasukkan mengikut susunan ini

Gambar 2 : Buku Daftar Surat

Gambar 3 dan 4 : Setiap surat yang perlu direkodkan ke dalam buku ini yang perlu ditandatangani.

     Kesimpulannya,tugasan pengurusan surat ini adalah penting dilakukan agar setiap rekod keluar dan masuk surat akan dapat sentiasa disimpan serta pengurusan surat yang sistematik seperti ini dapat memudahkan lagi para pekerja untuk memeriksa sama ada surat yang ingin digunakan kerana adanya sistem e-OFFICE yang menyimpan dan merekod keluar masuk surat.